Declaración de Privacidad de DPL Colombia

Resumen

Esta declaración de privacidad cubre McLarens y Halliwell.

Valoramos la privacidad de su información personal.

Esta declaración de privacidad de McLarens describe cómo recopilamos, conservamos, utilizamos y divulgamos su información personal. Antes de procesar sus datos, hemos obtenido su consentimiento para hacerlo. Es posible que haya dado su consentimiento a su compañía de seguros o a nosotros durante el proceso de tramitación de siniestros.

Definiciones

Los siguientes términos definidos deben tenerse en cuenta a la hora de aplicar e interpretar esta Política:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Documento complementario a la presente Política, proporcionado en formato físico, electrónico u otros formatos por McLarens. Se pone a disposición del Titular antes del tratamiento de sus datos personales. Este aviso informa al titular sobre la existencia de políticas de tratamiento de datos, la forma de acceder a ellas y las características del tratamiento de datos cuando no sea factible proporcionar acceso a la política completa.
Base de Datos Personales: Conjunto organizado de datos personales sujetos a tratamiento.
Datos personales: Cualquier información vinculada o asociada a una o varias personas físicas identificables.
Datos personales sensibles: Información que afecta a la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede dar lugar a discriminación. Se incluyen aquí los datos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación sindical o la pertenencia a organizaciones sociales o de defensa de los derechos humanos. También abarca datos sobre salud, vida sexual y detalles biométricos.
Datos públicos: Información que no afecta a la intimidad del Titular y no está clasificada como privada o sensible. Son ejemplos de Datos públicos la información relacionada con el estado civil de una persona, su profesión u ocupación, y su condición de empresario o funcionario público. Por su naturaleza, los Datos públicos pueden encontrarse en registros públicos, documentos oficiales, boletines o sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén clasificados como confidenciales.
Datos sensibles: Información que afecta a la intimidad del Titular de los datos o cuyo uso indebido podría dar lugar a discriminación. Se incluyen aquí los datos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación sindical o la pertenencia a organizaciones sociales o de defensa de los derechos humanos. También abarca los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
Responsable: Se refiere a la persona física o jurídica, pública o privada, que, de forma independiente o asociada con otras, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Habeas Data: Derecho fundamental que permite a las personas conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales recolectados y tratados, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
Principios para el tratamiento de datos personales: Son las normas legales y jurisprudenciales fundamentales que orientan e inspiran el tratamiento de datos personales. Establecen los criterios y acciones para resolver posibles conflictos entre los derechos a la intimidad, habeas data, protección de datos personales y derecho a la información.
Reclamación: Es la solicitud que realiza el titular o una persona autorizada, conforme a la ley, para rectificar, actualizar, suprimir sus datos personales, o revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Responsable del tratamiento: Persona física o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos personales.
SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.
Titular: Persona física cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, incluidas la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos personales se produce cuando la persona física o jurídica responsable o encargada del tratamiento de los datos, ubicada en Colombia, envía la información a un receptor que es responsable de su tratamiento. El receptor puede estar ubicado dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación, ya sea dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el fin de que el Encargado del Tratamiento realice actividades de tratamiento por cuenta del responsable del tratamiento.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

McLarens y Halliwell se adhieren a los siguientes principios, que establecen las reglas a seguir en la recolección, administración, uso, procesamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

Principio de Legalidad: El Tratamiento es una actividad regulada que debe cumplir con las leyes aplicables que rigen los datos personales y los derechos fundamentales relacionados.
Principio de Finalidad: El tratamiento debe responder a una finalidad legítima acorde con la Constitución y la Ley, que debe ser claramente comunicada al Titular de los datos.
Principio de libertad: El tratamiento sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos. Los datos personales no podrán ser divulgados sin autorización previa, salvo que así lo exijan mandatos legales, estatutarios o judiciales.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Queda terminantemente prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fragmentarios o engañosos.
Principio de transparencia: El Titular de los datos tiene derecho a obtener de McLarens, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia y el tratamiento de sus datos personales.
Principio de acceso y circulación restringidos: El tratamiento está limitado por la naturaleza de los datos personales, así como por las disposiciones de la Ley y la Constitución. Sólo podrán acceder a los Datos Personales o tratarlos las personas autorizadas por el Propietario de los Datos o las autorizadas por la ley.

A excepción de los datos públicos, los datos personales no pueden estar disponibles en Internet o a través de canales de comunicación de masas a menos que el acceso esté restringido técnicamente para garantizar que sólo las personas o entidades autorizadas tengan conocimiento de la información, tal y como exige la ley.

Principio de confidencialidad: Todas las personas implicadas en el tratamiento de datos dentro de nuestras bases de datos deben mantener una estricta confidencialidad. Se les prohíbe divulgar información personal, comercial, contable, técnica, empresarial o de cualquier otro tipo obtenida durante la ejecución de sus funciones.

Fines para los que conservamos, utilizamos y divulgamos información personal:

Recopilamos información personal para ayudar a nuestros clientes a investigar, evaluar y liquidar reclamaciones de seguros y de otro tipo (por ejemplo, cuando actuamos en nombre de una compañía de seguros, esto implica recopilar información personal de asegurados, reclamantes y otros terceros implicados en la reclamación, así como comprobar la validez de dicha información).

Disponemos de un número limitado de datos personales que utilizamos para informar a los empleados de nuestros clientes sobre eventos corporativos y servicios que ofrecemos. No se enviará ninguna comunicación de este tipo a quienes retiren su consentimiento.

También utilizamos la información personal que poseemos para ponernos en contacto con usted, notificarle cambios en nuestro servicio, verificar su identidad y proporcionarle asistencia al cliente.

Facilitamos la información personal que recopilamos a nuestros clientes aseguradores, sus agentes y asesores, como abogados. Esto es para ayudar a la compañía de seguros o a su agente a gestionar y administrar su relación con el asegurado, y para decidir o asesorar sobre el pago de una reclamación. También facilitamos información personal a otros terceros que pueden confirmar la información que se nos ha facilitado (por ejemplo, talleres, testigos de un siniestro u organismos encargados de hacer cumplir la ley) para que nos ayuden a prestar nuestros servicios de tramitación de siniestros (por ejemplo, nuestros investigadores y otros agentes y contratistas) o para que nos ayuden en tareas de gestión de activos.

Cuando revelamos información a terceros, limitamos el uso y la revelación de la información personal que nos facilitan a los fines para los que la recogimos (por ejemplo, en relación con la tramitación o liquidación del siniestro correspondiente). Nuestros clientes aseguradores, sus agentes, asesores yotros terceros pertinentes pueden tener su propia política de privacidad que contenga información sobre sus prácticas de privacidad y sobre cómo puede usted acceder a cualquier información personal que posean sobre usted, solicitar su corrección o presentar una reclamación por incumplimiento de la LPD.

También podemos conservar y utilizar sus datos personales, así como divulgarlos a terceros pertinentes, para los fines que se indican a continuación:

Atender consultas: es posible que necesitemos recabar sus datos personales para responder a una consulta suya.
Tramitar una queja: por ejemplo, una queja suya sobre la prestación de un servicio.
Mantener y mejorar nuestro servicio, auditoría, garantía de calidad y formación: por ejemplo, podemos revisar su información personal para identificar cómo podemos mejorar nuestros servicios.
Ayudar en el proceso de reclamaciones facilitando su nombre, dirección y números de teléfono a los contratistas.
Otros fines: para cualquier otro fin que le comuniquemos en el momento de recabar su información personal o que exija o permita la ley.

Ocasionalmente podemos estar obligados o autorizados a recopilar información personal debido a la legislación colombiana o por orden de un Juzgado o Tribunal. Si estamos recopilando información personal para este fin, y estamos autorizados a hacerlo, se lo comunicaremos. También podemos transferir su información personal fuera de Colombia cuando el tercero pertinente esté ubicado fuera de Colombia (por ejemplo, a una compañía de seguros y reaseguradores y sus representantes que estén ubicados en el extranjero), pero sólo a países donde el nivel de la ley de privacidad de datos sea igual o mayor que en Colombia.

Nuestros acuerdos contractuales con estas entidades generalmente incluyen la obligación de que cumplan con las leyes de protección de datos de Colombia.

Las categorías de datos personales que procesamos cuando gestionamos reclamaciones las determinan los responsables del tratamiento de datos para los que actuamos y se basan en las instrucciones que nos dan.

Información personal que recopilamos y conservamos

La información personal que recopilamos y/o conservamos sobre usted y otras personas (como un coasegurado o su cónyuge, pareja o hijos) puede incluir:

nombre, fecha de nacimiento y sexo de usted, sus compañeros/empleados y/o familiares,
datos de contacto como domicilio, teléfono, fax y correo electrónico de dichas personas
datos bancarios.
datos médicos.
sentencias judiciales.
información relevante para la prestación de un servicio, como:
su historial de siniestros.
información obtenida como parte de la gestión y tramitación de un siniestro (por ejemplo, información sobre un informe policial).
datos de pólizas de seguros que tenga o haya tenido; e
información sensible como antecedentes penales (por ejemplo, cuando esta información sea relevante para la tramitación de un siniestro).

¿Qué ocurre si no nos facilita sus datos personales?

Si no nos facilita la información personal requerida, es posible que nosotros y nuestros clientes no podamos prestarle algunos o todos los servicios (por ejemplo, es posible que no podamos acceder a su reclamación o evaluarla). Cuando recabemos información personal sobre usted, esperamos que nos comunique si no consiente que divulguemos la información personal que nos proporciona a los tipos de terceros mencionados anteriormente.

Cómo recopilamos y conservamos la información personal

Cómo la recogemos:

Podemos recopilar información personal sobre usted y otras personas de varias maneras, entre ellas:

por teléfono, incluyendo grabaciones telefónicas.
grabaciones audiovisuales, incluyendo CCTV.
En persona.
cuando entrevistamos a testigos o a terceros.
al asistir a reuniones sobre el terreno, en las notas de dichas reuniones.
por escrito, incluso el correo electrónico y los formularios impresos
redes sociales u otras fuentes en línea en las que los datos sean de dominio público.

De quién podemos recabar la información:

Podemos recopilar dicha información directamente de usted o a través de una variedad de terceros, como talleres, proveedores, consultores y la policía. También podemos recopilar información personal de fuentes públicas como la guía telefónica o sitios web públicos.

Cuando recopilamos información personal suya sobre otra persona:

Podemos tratar de obtener de usted información personal sobre otra persona. Esto puede ocurrir si usted tiene información personal sobre otra persona que sea relevante para una reclamación. Porejemplo, puede tener los datos de un testigo de un siniestro por el que está reclamando en virtud de su póliza de seguros. Si nos facilita información sobre otra persona, debe:

contar con su consentimiento; y
comunicarle:

– que nos está revelando sus datos personales; y

– remitirle a esta Declaración de Privacidad.

Conservación de datos personales:

Conservamos la información personal en formato electrónico y en papel.

Para la información personal que conservamos electrónicamente tomamos medidas de seguridad razonables, como cortafuegos, procesos de inicio de sesión seguros, encriptación y tecnologías de control de intrusiones.

En cuanto a la información que conservamos en papel, contamos con procedimientos de confidencialidad razonables y también adoptamos medidas de seguridad razonables. También exigimos a nuestros proveedores externos que guarden la información personal de forma segura.

Sus derechos

McLarens, como responsable del tratamiento y/o encargado del tratamiento, garantiza en todo momento los derechos de los interesados.

Los interesados tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en poder de McLarens. Este derecho podrá ejercerse cuando se trate de datos parciales, inexactos, incompletos o fragmentarios que puedan inducir a error, así como de datos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no autorizado.
Los Titulares también podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que dicha autorización no sea exigida por la ley, según lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 o las normas concordantes que la modifiquen, complementen o sustituyan. Lo anterior incluye los casos en que se permita la continuación del tratamiento de conformidad con el punto 4 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
Los Titulares tienen derecho a ser informados por McLarens, previa solicitud, sobre la existencia de sus datos personales y las finalidades para las cuales han sido utilizados.
De igual forma, los Encargados del tratamiento deberán suministrar, previa solicitud, la información relativa al uso de los datos personales del Titular
Los Titulares de los datos podrán presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, o las demás normas aplicables que modifiquen, complementen o adicionen estas leyes.
También tienen derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos si el tratamiento no se ajusta a los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá si la Superintendencia de Industria y Comercio determina que el responsable o encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley o a la Constitución.
Los Titulares tienen derecho al libre acceso a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De acuerdo con la ley, la empresa dispone de un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción para resolver estas consultas, respondiendo por correo ordinario o electrónico. Si no fuera posible atender la consulta en este plazo, se informará al solicitante de los motivos del retraso y se le facilitará una nueva fecha de resolución. Esta prórroga no podrá exceder de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo original.

Otros derechos:

A la rectificación o restricción de la forma en que estamos procesando su información; o a oponerse a que la procesemos.

A la supresión de sus datos personales siempre que ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos, o cuando no exista base jurídica para su tratamiento.

Cuando hayamos recopilado información sobre usted a partir de fuentes distintas a usted, información sobre dichas fuentes.

Preguntarnos si se están tomando decisiones sobre usted por medios automatizados y, en caso afirmativo, informarnos sobre la lógica aplicada y las consecuencias significativas para usted.

Preguntarnos sobre las medidas de seguridad que tomamos si transferimos su información a un tercer país u organización internacional.

Para que los Titulares de la información personal puedan realizar solicitudes, consultas y reclamaciones; conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información; revocar la autorización otorgada; o solicitar prueba de la autorización y ejercer sus derechos en general, McLarens ha dispuesto los siguientes medios de contacto a través del área responsable de las políticas de privacidad. El Oficial de Protección de Datos designado es:

Liz Tubb

Correo electrónico: compliance@mclarens.com
Teléfono: (+44 7841338326)
Escribiendo a la siguiente dirección en Colombia: Carrera 15 A No. 120 – 42 oficina 402, Edificio Santa Bárbara, Bogotá – Colombia – dirigida a Liz Tubb – compliance@mclarens.com quien remitirá la comunicación al área de Cumplimiento para continuar con el trámite respectivo.

El Titular deberá indicar su nombre completo y número de identificación, así como la dirección física o de correo electrónico donde recibirá la respuesta.

Ruta y procedimiento de presentación

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal almacenada por McLarens. En respuesta, McLarens se obliga a proporcionar toda la información contenida en el registro individual o cualquier dato vinculado a la identificación del Titular.
Reclamaciones: Si los Titulares de Datos Personales tratados por McLarens, o sus causahabientes, consideran que la información contenida en las bases de datos de McLarens debe ser objeto de rectificación, actualización o supresión, o si identifican un posible incumplimiento de la normativa aplicable, podrán presentar una reclamación en los siguientes términos:
La reclamación deberá presentarse como una solicitud formal dirigida a McLarens. La solicitud debe incluir la identificación del Titular, una descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación, la dirección del reclamante y cualquier documento justificativo.
Una vez recibida una reclamación completa, McLarens incluirá en su base de datos una leyenda que indique “reclamación en trámite” y el motivo de la misma en un plazo no superior a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que se resuelva la reclamación.
McLarens atenderá la reclamación en el plazo máximo permitido por la ley, a contar desde el día siguiente a la recepción completa de la reclamación.
Antes de tramitar cualquier reclamación, McLarens verificará la identidad del reclamante, asegurándose de que es el Titular, su sucesor o su representante legal. Si el reclamante no pertenece a una de estas categorías, no se tramitará la reclamación.
Una reclamación completa debe incluir lo siguiente:
Identificación del Titular de los datos y, en su caso, del reclamante (si no son la misma persona).
Una descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación.
Una dirección física o electrónica a efectos de notificaciones.
Documentos justificativos y anexos pertinentes a la reclamación.
La petición concreta u objetivo de la reclamación.
Cuando se solicite la supresión de datos, ésta no podrá llevarse a cabo si:
Existe una obligación legal o contractual de conservar los datos.
La conservación de los datos es imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.
En caso de solicitar la revocación de la autorización, el reclamante deberá motivar el presunto incumplimiento de los deberes señalados en esta Política, o explicar por qué es necesario corregir o actualizar los datos de la base de datos. La revocación debe especificar si es total o parcial: La revocación parcial se produce cuando el reclamante solicita el cese del tratamiento de datos para fines específicos o datos concretos. La revocación total ocurre cuando el reclamante solicita el cese total de todo tratamiento de datos para cualquier finalidad y datos autorizados.
Reclamaciones ante la SIC: De conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o su causahabiente podrán presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio únicamente después de haber agotado en su totalidad el procedimiento de consulta o reclamo señalado en la presente Política ante McLarens. Delegatura de Protección de Datos Personales, de la Superintendencia de Industria y Comercio, Carrera 13 No. 27-00, pisos 1 y 3 Bogotá, Colombia

De acuerdo con la ley, la empresa dispone de un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde la fecha de recepción para resolver estas consultas, respondiendo por correo ordinario o electrónico. Si no fuera posible atender la consulta en este plazo, se informará al solicitante de los motivos del retraso y se le facilitará una nueva fecha de resolución. Esta prórroga no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo original.

Mantenimiento de la exactitud de sus datos:

Tomamos medidas razonables para garantizar que la información personal que recopilamos y almacenamos, utilizamos o divulgamos sea exacta, esté actualizada y sea completa. Sin embargo, confiamos en que usted nos informe de cualquier cambio en su información para ayudarnos a hacerlo. Si cree que su información personal no es exacta, actualizada o completa, háganoslo saber. Si desea solicitar acceso a su información personal o pedir que se corrija, póngase en contacto con nosotros. Nuestros datos de contacto figuran al final de esta Declaración de privacidad.

Transferencia de información al extranjero

Podemos transferir su información personal al extranjero si su compañía de seguros no reside en Colombia. Por ejemplo, podemos transferir información por correo electrónico a las aseguradoras, a sus representantes o a nuestros representantes, lo que incluye a todas las empresas del Grupo McLarens, que se encuentran en el extranjero. Estas compañías de seguro y empresas del Grupo McLarens están ubicadas normalmente en el Reino Unido, Europa y Estados Unidos. Si se opone a dicha transferencia, debe comunicárnoslo.

Fecha de la Declaración de Privacidad La presente Declaración de Privacidad se redactó el 21 de noviembre de 2022 y se revisará anualmente, última actualización: el 20 de febrero de 2025.